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Un software de gestión para un gimnasio, un box de CrossFit o un estudio de clases dirigidas debe cubrir en 2026 estas piezas: reservas con aforo y lista de espera, control de acceso, un cuestionario de salud tratado según el RGPD, avisos de socios que dejan de venir, cobros recurrentes por domiciliación SEPA o tarjeta, facturación preparada para VERI*FACTU y una app para el socio. Si falta alguna, acabarás tapando el hueco con hojas de cálculo, mensajes de WhatsApp y horas de recepción.
Reservas de clases con aforo y lista de espera
En un box o en una sala de ciclo indoor el aforo manda. Cada clase tiene sus plazas y el sistema tiene que cerrarla cuando se llena.
Cuando compares programas, comprueba que puedas hacer esto:
- Abrir una lista de espera que avise sola al siguiente cuando alguien cancela.
- Fijar hasta cuándo se puede cancelar sin perder la clase.
- Activar, si quieres, una penalización para quien reserva y no aparece.
- Limitar las reservas de cada socio según su tarifa o su bono.
- Dar al entrenador la lista de quién viene a cada sesión antes de empezar.
Control de acceso
El software debe comprobar en la puerta que la cuota está al día y, si trabajas con reserva, que el socio tiene plaza. Luego registra la entrada. Vale un QR en el móvil, una tarjeta o un PIN.
Con la biometría ve con cuidado. La AEPD publicó en noviembre de 2023 una guía sobre control de presencia con sistemas biométricos. En ella considera un tratamiento de alto riesgo que exige una evaluación de impacto previa, y fuera del ámbito laboral el consentimiento no basta para levantar la prohibición de tratar esos datos. Si la huella o la cara no aportan nada que un QR no haga, quédate con el QR.
Cuestionario de salud y lesiones
Preguntar por lesiones, patologías, embarazo o medicación tiene sentido, porque el entrenador adapta la sesión. Esas respuestas son datos relativos a la salud según el artículo 4.15 del Reglamento General de Protección de Datos, y el artículo 9 los incluye entre las categorías especiales. Su tratamiento está prohibido salvo que se cumpla alguna excepción. En un gimnasio la habitual es el consentimiento explícito del socio (artículo 9.2.a).
La AEPD entiende el concepto de forma amplia. En su informe 0037/2023 recuerda que es un concepto autónomo del derecho europeo y que abarca incluso el riesgo futuro de padecer una enfermedad. Así que una casilla de «tengo una lesión de rodilla» ya es un dato de salud.
Lo que tu software debería permitirte:
- Hacer solo las preguntas que el entrenador necesita. El RGPD lo llama minimización de datos (artículo 5.1.c).
- Pedir el consentimiento en una casilla propia, sin marcar, separada de la aceptación de las condiciones.
- Explicar al socio para qué usas esos datos y quién los ve.
- Limitar el acceso por rol, para que el entrenador vea la lesión y recepción no.
- Actualizar la ficha cuando el socio se recupera y borrarla cuando ya no haga falta.
Retención: detectar al socio que deja de venir
Las pistas de que un socio puede irse están en sus datos de asistencia: viene menos, cancela reservas o deja de reservar. Con cientos de socios, nadie las ve a tiempo mirando la agenda.
Un buen sistema compara la asistencia de cada socio con su propio ritmo y te avisa cuando cae. Vigila esto:
- Días seguidos sin venir, comparados con su frecuencia habitual.
- Varias reservas canceladas o perdidas en poco tiempo.
- Un recibo devuelto.
- La antigüedad, porque un socio de tres semanas y uno de tres años no se comportan igual.
La alerta solo sirve si alguien actúa. Pide una lista corta de socios en riesgo, con teléfono e historial, para escribirles esa misma semana.
Cobros recurrentes con domiciliación SEPA
Si cobras las cuotas por domiciliación, conviene que tengas claro cómo funciona:
- El socio firma una orden de domiciliación (el mandato) con su IBAN. Según el Banco de España, debe ser previa, expresa y firmada.
- Tú, como acreedor, avisas al socio antes de cada cargo, como indica la ficha de adeudos directos SEPA.
- Envías el cobro a través de tu banco o de un proveedor de pagos.
- Guardas el mandato y sus cambios mientras puedan hacer falta.
En el esquema básico SEPA, el socio puede pedir la devolución de un recibo hasta 8 semanas después del cargo y por cualquier motivo, según la misma ficha de SEPA. Si el cargo no estaba autorizado, el plazo sube a 13 meses, como explica el Banco de España.
Por eso tu software tiene que registrar cada devolución, marcar al socio, avisarte y permitirte cobrar de nuevo por otro medio, como la tarjeta. Si solo ves «cobrado» el día de la remesa, te enterarás de los impagos tarde.
Facturación y VERI*FACTU
El Reglamento de sistemas informáticos de facturación (Real Decreto 1007/2023) obliga a que el programa con el que facturas cumpla unos requisitos de integridad y trazabilidad. La Agencia Tributaria lo explica en su sección de VERI*FACTU.
A octubre de 2026, las fechas vigentes son las del Real Decreto-ley 15/2025: los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deben tener los sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027, y el resto, autónomos incluidos, antes del 1 de julio de 2027.
El 5 de octubre de 2026 Hacienda publicó una nota informativa en la que anuncia su intención de aplazar estas obligaciones hasta octubre de 2028, para que coincidan con la factura electrónica obligatoria. Mientras ese cambio no salga en el BOE, las fechas que cuentan son las de 2027. Pide a tu proveedor que te confirme por escrito cómo cumple su programa.
App para el socio en formato PWA
Una PWA es una aplicación web que el socio instala desde el navegador, sin pasar por las tiendas de apps, y que se actualiza para todos a la vez. Desde ella debería poder reservar, cancelar, apuntarse a la lista de espera, enseñar su QR, ver sus pagos y rellenar el cuestionario de salud. Cada gestión que hace él es una llamada menos a recepción.
Paneles por rol y datos para decidir
Socio, entrenador, recepción y dirección necesitan ver cosas distintas. Un panel por rol ordena el trabajo y te ayuda con el RGPD, porque cada uno ve solo lo suyo. Dirección debería tener a mano la ocupación por franja, las altas y bajas, los cobros pendientes y los socios en riesgo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo pedir la huella para entrar al gimnasio?
La AEPD lo trata como un tratamiento de alto riesgo, con evaluación de impacto previa, y entiende que el consentimiento del socio no basta. Un QR o una tarjeta te ahorran el problema.
¿Necesito el consentimiento del socio para guardar sus lesiones?
Sí, en la práctica. Las lesiones son datos de salud, una categoría especial del artículo 9 del RGPD, y en un gimnasio la vía habitual es el consentimiento explícito, pedido aparte y con una explicación clara del uso.
¿Cuánto tiempo tiene un socio para devolver un recibo domiciliado?
En el esquema básico SEPA, hasta 8 semanas desde el cargo y sin tener que justificarlo. Si el cargo no estaba autorizado, hasta 13 meses.
¿Cuándo es obligatorio VERI*FACTU para un gimnasio?
Según el BOE vigente, antes del 1 de enero de 2027 si tu gimnasio es una sociedad y antes del 1 de julio de 2027 si eres autónomo. Hacienda ha anunciado que quiere aplazarlo a octubre de 2028, pero aún no está publicado en el BOE.
Si quieres ver cómo encajan estas piezas en un mismo programa, TrevioGym reúne reservas con aforo, cuestionario de salud, alertas de riesgo de baja, cobros con Stripe, GoCardless, Redsys y SEPA, analítica, app PWA y cuatro paneles por rol.
Sobre el autor
Carlos M. Bouza
Fundador de TrevioLabs
Lleva 20 años en digital ayudando a pymes españolas con su web, su captación y sus procesos. En TrevioLabs construye programas de gestión para cada sector y los enseña funcionando antes de que nadie decida nada.