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Un software de gestión para una clínica dental en 2026 tiene que hacer seis cosas bien: repartir la agenda entre gabinetes y profesionales, llevar la historia clínica con un odontograma en nomenclatura FDI, guardar los consentimientos informados firmados, proteger los datos de salud como pide el RGPD, facturar exento de IVA con la mención correcta y estar listo para el reglamento de sistemas de facturación (VeriFactu). Además, tiene que poder traer los datos del programa que usas hoy sin que pierdas historiales.
Agenda multi-gabinete
En una clínica la cita ocupa a la vez un sillón, un profesional y a veces un auxiliar. Si tu agenda solo ve profesionales, puedes acabar con dos pacientes en el mismo gabinete. Pide poder ver la agenda por gabinete y por profesional, que cada tratamiento tenga su duración por defecto y que los huecos libres se vean de un vistazo.
Los recordatorios de cita también tienen reglas. La guía de la AEPD para profesionales del sector sanitario pide enviarlos solo al paciente, con la mínima información y sin mencionar el motivo de la cita. También recomienda ofrecer siempre otro canal de comunicación. Si tu programa manda «Recuerde su cita de endodoncia», toca cambiar la plantilla.
Historia clínica y odontograma con nomenclatura FDI
En consulta trabajas sobre el odontograma. Debe seguir el sistema de dos dígitos de la FDI, recogido en la norma ISO 3950. El primer dígito indica el cuadrante (del 1 al 4 en dentición permanente y del 5 al 8 en temporal) y el segundo, la posición del diente desde la línea media. Así el 36 es el primer molar inferior izquierdo para cualquier dentista que lea la ficha.
Comprueba que puedas marcar el estado por diente y por cara y separar lo presupuestado de lo realizado. La historia tiene que durar: la Ley 41/2002 de autonomía del paciente obliga a conservar la documentación clínica, como mínimo, cinco años desde el alta de cada proceso asistencial (artículo 17.1).
Consentimientos informados
La misma ley fija que el consentimiento es verbal por regla general, pero exige que sea por escrito en intervenciones quirúrgicas, en procedimientos diagnósticos y terapéuticos invasores y cuando hay riesgos con repercusión negativa notoria y previsible (artículo 8.2). Repasa qué tratamientos de tu clínica entran en esos supuestos. Para ellos, el programa debe dejarte generar el documento, firmarlo y archivarlo dentro de la ficha del paciente con su fecha.
Si estás colegiado, el Consejo General de Dentistas ofrece Consin ONE, una aplicación para generar consentimientos por tratamiento. Tu software solo tiene que guardar el documento firmado donde lo vas a buscar.
Un detalle que la AEPD recuerda en su guía: el consentimiento para el tratamiento sanitario y la información sobre protección de datos son dos documentos distintos. No los mezcles en el mismo papel.
RGPD y datos de salud
Los datos de salud son una categoría especial del artículo 9 del RGPD. Según la guía de la AEPD, para la asistencia no necesitas el consentimiento del paciente para tratarlos, porque la base es la propia prestación sanitaria por personal sujeto a secreto profesional. Para publicidad u otros usos sí necesitas otra base.
Lo que sí te pide es controlar quién entra en cada historia. Busca en el programa:
- Perfiles por rol, para que recepción vea la agenda y la facturación pero no el detalle clínico que no necesita.
- Un registro de accesos con usuario, fecha y hora, ficha consultada, tipo de acceso y si se autorizó o se denegó. Son los mínimos que enumera la AEPD.
- Copias de seguridad fuera del equipo principal y cifrado en portátiles y transmisiones.
- Un contrato de encargado del tratamiento con el proveedor del software, como exige el artículo 28 del RGPD.
Si eres una clínica con historias clínicas, revisa también si te toca nombrar delegado de protección de datos. La guía de la AEPD indica que es obligatorio para los centros sanitarios obligados a mantener historias clínicas y que quedan fuera los profesionales que ejercen a título individual.
Facturación exenta de IVA
El apartado que se aplica a tu clínica es el artículo 20.Uno.5º de la Ley del IVA. Declara exentos los servicios que prestan en su profesión estomatólogos, odontólogos, mecánicos dentistas y protésicos dentales, y la entrega, reparación y colocación de prótesis dentales y ortopedias maxilares hechas por ellos. El 20.Uno.3º es el general para la asistencia de profesionales médicos o sanitarios a personas físicas.
Exento no quiere decir sin factura. La AEAT incluye los servicios sanitarios entre las operaciones exentas que sí se facturan (excepciones a la obligación de facturar), y la factura tiene que indicar que la operación está exenta (contenido de las facturas). Tu programa debe poner esa mención sola. Si además vendes productos en recepción, consulta con tu asesor cómo tributan y asegúrate de que el software deja facturar líneas con IVA.
VeriFactu: fechas a octubre de 2026
El reglamento de sistemas informáticos de facturación (Real Decreto 1007/2023) obliga a que el programa con el que facturas genere registros íntegros e inalterables. El Real Decreto-ley 15/2025 retrasó los plazos, y hoy las fechas en vigor son estas:
- Clínicas que tributan por el Impuesto sobre Sociedades: sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027.
- Resto de obligados, como el dentista autónomo: antes del 1 de julio de 2027.
La AEAT las mantiene en su nota informativa y en sus preguntas frecuentes, actualizadas el 21 de octubre de 2026.
Hay un cambio en camino. El 5 de octubre de 2026 el Ministerio de Hacienda publicó una nota en la que anuncia que quiere aplazar estas obligaciones hasta octubre de 2028, para alinearlas con la factura electrónica de las empresas que facturan hasta 8 millones de euros. A 23 de octubre de 2026 ese aplazamiento no está publicado en el BOE. Mientras no lo esté, cuenta con las fechas de 2027 y pide a tu proveedor la declaración responsable de su programa.
Migración de datos desde otro programa
Al cambiar de software lo que preocupa es perder historiales. Antes de firmar, pide por escrito qué datos se migran. Como mínimo, pacientes, citas futuras, historias y odontogramas, documentos adjuntos (consentimientos, radiografías), presupuestos y saldos pendientes.
Antes de dar el paso:
- Pide a tu proveedor actual una exportación completa. El artículo 28 del RGPD obliga al encargado del tratamiento a devolverte o suprimir los datos al terminar el servicio, a tu elección.
- Haz una migración de prueba y revisa una muestra de fichas con casos difíciles: pacientes con muchos tratamientos, menores, duplicados.
- Ten en cuenta el plazo de conservación de cinco años. Si algo no se migra, necesitas seguir teniendo acceso a ello.
Preguntas frecuentes
¿Qué apartado de la Ley del IVA exime a los dentistas?
El artículo 20.Uno.5º de la Ley 37/1992. Cubre a estomatólogos, odontólogos, mecánicos dentistas y protésicos dentales.
¿Cuándo tiene que estar adaptado el programa de facturación de mi clínica?
Con la norma vigente, antes del 1 de enero de 2027 si tu clínica es una sociedad y antes del 1 de julio de 2027 si eres autónomo. El aplazamiento a octubre de 2028 que anunció Hacienda aún no está en el BOE.
¿Tengo que nombrar delegado de protección de datos?
Según la AEPD, sí si eres un centro sanitario obligado a mantener historias clínicas. No si ejerces a título individual.
¿Cuánto tiempo tengo que guardar las historias clínicas?
Como mínimo cinco años desde el alta de cada proceso asistencial, según el artículo 17.1 de la Ley 41/2002.
En TrevioLabs hemos construido TrevioClinic, un programa de gestión para clínicas dentales. Si quieres ver cómo resuelve estos puntos en tu caso, en su ficha tienes los detalles.
Sobre el autor
Carlos M. Bouza
Fundador de TrevioLabs
Lleva 20 años en digital ayudando a pymes españolas con su web, su captación y sus procesos. En TrevioLabs construye programas de gestión para cada sector y los enseña funcionando antes de que nadie decida nada.