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Un portal del propietario es una zona privada en la web de tu agencia donde el dueño del inmueble entra con su usuario y ve, sin llamarte, cómo va su vivienda: las visitas hechas y qué opinaron, los documentos del encargo, el estado de la comercialización y lo próximo que está previsto. A una inmobiliaria pequeña le sirve para rendir cuentas sin pasarse el día al teléfono y para tener por escrito todo lo que ha hecho por cada propietario.
Qué ve el propietario
El portal muestra lo que el propietario te preguntaría si llamara. Lo habitual es esto:
- Las visitas realizadas, con fecha y el comentario del agente después de cada una.
- Las próximas visitas en agenda.
- El estado del inmueble: en preparación, publicado, con oferta, reservado, vendido o alquilado.
- Los documentos del encargo, en un visor para abrirlos sin descargar nada: la nota de encargo, el certificado energético, la nota simple o el borrador del contrato.
- Las ofertas recibidas y en qué punto está cada una.
Cada propietario ve solo sus inmuebles. Si tiene varios contigo, los ve todos en el mismo sitio.
Por qué reduce llamadas
El propietario llama porque no sabe qué está pasando. Si sabe que puede entrar cuando quiera y que ahí está lo último, la llamada de «¿cómo va lo mío?» pierde sentido.
La condición es que la información esté al día. Si el agente apunta la visita en el CRM al terminarla y el portal tira de esos mismos datos, nadie escribe dos veces. Si el portal depende de que alguien lo actualice a mano los viernes, el propietario verá datos viejos y volverá a llamar.
Las llamadas que quedan suelen servir para decidir si bajar el precio o aceptar una oferta, y para eso sí merece la pena hablar.
Transparencia que puedes demostrar
Cuando un propietario duda de si estás trabajando su piso, el portal responde por ti con fechas. Cada visita, cada documento y cada cambio de estado quedan registrados.
En alquiler esto pesa más. Desde la Ley 12/2023 por el derecho a la vivienda, los gastos de gestión inmobiliaria y de formalización del contrato corren siempre a cargo del arrendador, como recuerda el Ministerio de Vivienda y Agenda Urbana en sus preguntas frecuentes citando el artículo 20.1 de la Ley de Arrendamientos Urbanos. Si el propietario es quien te paga, es lógico que quiera ver el trabajo.
Lo que pide el RGPD
Un portal del propietario mueve datos de varias personas: el propietario, los interesados que visitan el inmueble y, más adelante, compradores o inquilinos. El Reglamento General de Protección de Datos marca varios límites que conviene tener en cuenta desde el diseño.
El primero es la minimización del artículo 5.1.c: tratar solo los datos necesarios para cada fin. Para seguir la comercialización, al propietario le basta saber que hubo una visita, cuándo fue y qué impresión dejó. No necesita el nombre, el teléfono ni el correo de cada visitante. Cuando haga falta identificar a alguien, por ejemplo al formalizar una oferta, hazlo con la base legal adecuada y habiendo informado al interesado como pide el artículo 13.
El segundo es la seguridad del artículo 32. Acceso con usuario y contraseña propios, cada propietario limitado a sus inmuebles y documentos guardados en un sistema con control de accesos, no en adjuntos de correo.
El tercero es el contrato con tu proveedor. Quien te da el software trata datos por cuenta tuya, así que es encargado del tratamiento y el artículo 28 exige un contrato por escrito con él.
Si estás empezando a ordenar todo esto, la AEPD tiene herramientas gratuitas como Facilita RGPD, pensada para tratamientos de escaso riesgo. La propia agencia avisa de que la documentación que genera hay que revisarla y adaptarla.
Cómo empezar en una agencia pequeña
No hace falta montarlo todo el primer día. Un orden razonable:
- Decide qué va a ver el propietario y qué se queda en tu CRM interno.
- Define los estados del inmueble y úsalos igual con todos.
- Sube los documentos del encargo a la ficha de cada inmueble.
- Acostúmbrate a registrar cada visita el mismo día, con un comentario breve.
- Invita a los propietarios al portal y explícales en dos minutos qué van a encontrar.
Empieza con los encargos nuevos. Con los antiguos, súbelos cuando los toques.
Qué mirar al elegir un portal del propietario
Lo que más cuenta es que el portal no sea una pieza suelta. Si la web, el CRM, la ficha de propiedades y la agenda están conectados, la visita que apuntas en la agenda aparece en el portal sin pasos extra. Si son herramientas separadas, acabarás copiando datos de una a otra.
Revisa también que el visor de documentos se lea bien en el móvil y que puedas decidir documento a documento qué se comparte.
Preguntas frecuentes
¿El propietario puede ver los datos de quien visita su piso?
Para seguir la comercialización no los necesita. Basta con la fecha y el comentario de la visita. Si más adelante hay que identificar a alguien, hazlo con base legal e informando al interesado.
¿Necesito una web propia para tener un portal del propietario?
Lo normal es que el portal sea la zona privada de tu web, con acceso por usuario. Así el propietario entra desde tu dominio y con tu marca.
¿Deja de llamar el propietario?
Lo esperable es que llame menos para preguntar por visitas y más para decidir. Depende de que mantengas el portal al día.
¿Quién paga la gestión inmobiliaria en un alquiler de vivienda?
El arrendador, según el artículo 20.1 de la Ley de Arrendamientos Urbanos tras la Ley 12/2023.
En TrevioLabs hemos hecho TrevioInmo para agencias pequeñas. Incluye web propia, CRM, gestión de propiedades, agenda y un portal privado del propietario con visor de documentos. En su página puedes ver cómo funciona.
Sobre el autor
Carlos M. Bouza
Fundador de TrevioLabs
Lleva 20 años en digital ayudando a pymes españolas con su web, su captación y sus procesos. En TrevioLabs construye programas de gestión para cada sector y los enseña funcionando antes de que nadie decida nada.